個人情報保護方針

生活協同組合パルシステム群馬 個人情報保護方針

はじめに
生活協同組合パルシステム群馬(以下「組合」という)は、群馬県内、及び栃木県内の組合員に食料品・生活用品・その他サービス等の供給活動と組合員活動を通じて、組合員の生活に貢献するための生協です。
この目的を遂行するために、組合員をはじめとする多くの皆様の個人情報を取扱っております。個人情報の安全・確実な管理は、わたしたちに課せられた社会的使命であると認識しております。
組合の事業活動を推進するために、個人情報を以下のように定め、適切な運用を図り、個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の収集について

1.1 組合が収集する個人情報の種類

  • 組合は、次の種類の個人情報をお預りします。
  • (1)組合に関心を持ち、加入のための資料請求等をされた方の個人情報
  • (2)組合に加入された方(以後「組合員」とします)の個人情報
  • (3)組合員のご家族の個人情報 (事業・組合員活動において必要な場合)
  • (4)組合の組合員がギフトサービス発送先等に指定された方の個人情報
  • (5)組合で働くことに関心を持ち、履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
  • (6)組合の役職員の個人情報
  • (7)その他、組合と関係する方の個人情報

1.2 組合が管理する個人情報の利用目的

  • 組合は、事業活動、組合員活動、その他を遂行するために次の目的で個人情報を収集・維持・利用します。
  • (1)資料請求を行ってくださった方の個人情報は、加入のための資料送付・ご連絡の目的に限定し使用します。
  • (2)組合員の個人情報は、商品の案内、受注及び発送、利用代金の請求、その他共済等サービスの提供目的に限定し使用します。
  1. 1. よりよい商品・サービスを提供するために、組合員の承諾を得てアンケート調査等を行う場合がありますが、その場合はアンケート発送と回収確認の目的に限定してこれを使用します。
  2. 2. 組合員の利用代金決済の為、銀行口座情報等をお預りします。
  3. 3. COOP共済たすけあいなど、共済契約者情報等をお預りします。 この情報は、共済加入・共済金の支払目的・割戻金のお知らせ・その他共済サービスの案内に限定して使用します。
  4. 4. 各種保険に関する契約者情報をお預かりします。この情報は、契約者管理に使用し、また、必要に応じて保険加入・保険金の支払い目的・その他保険サービスの案内に限定して使用します。
  • (3)組合員活動に参加される組合員やそのご家族の個人情報は連絡・会議・催し物や生協活動 の適切な運営のために限定して使用します。
  • (4)ギフトサービスをご利用いただいた際の送り先様の個人情報は、当該ギフト発送の目的に 限定して使用します。但し、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得たうえで、継続 的な送り先として登録して頂き、次回以降のギフト申込時に印刷された申込書の準備に 使用することがあります。
  • (5)組合でお預りした就職希望の方の個人情報は、採用活動の目的に限定して使用します。
  • (6)組合の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続・業務連絡・雇用管理を目的として使用します。
  • (7)総代会等に参加される総代の個人情報は、総代公示・受付名簿・連絡・会議・その他総代 参加の催しや生協活動の適切な運営のために限定して使用します。
  • (8)その他、組合と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預りします。

1.3 個人情報収集に当たってのお約束

組合は、組合員によりよい商品・サービスを提供するために日々業務の改善を行っております。 このため、前項に該当しない個人情報を収集する業務が随時発生することが予想されますが、今後新たに発生する業務において個人情報を収集する際には、収集時に利用目的を御本人様にお伝えし、同意をいただいた方のみ収集することをお約束します。

2.個人情報の保護について

2.1 個人情報の管理体制について

組合は、お預りした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取扱い業務に関する管理体制を構築し、ルールを定め、これを遵守するとともに、個人情報保護委員会を通して、管理を強化していきます。

2.2 個人情報保護委員会の開催について

個人情報保護委員会は年一回以上の開催とします。

2.3 個人情報保護内部監査について

個人情報保護内部監査については、パルシステム連合会グループ内監査をもって、組合の個人情報保護内部監査と位置づけます。

2.4 個人情報の委託と第三者提供について

  • 組合が、お預りした個人情報を第三者の管理下へ移す場合があります。
  • (1)個人情報処理業務の外部委託に際する個人情報委託
    入力、発送用封筒作成等の目的でお預りした個人情報の処理を外部委託することがあります。この場合、委託先においての管理を確認したうえで媒体の引き渡し、回収及び廃棄の管理を行い確実な管理のもとでこれを行います。
  • (2)サービス紹介業務における個人情報の提供について
    組合が組合員に提供するサービスの中には、各種サービスを提供する取引先の紹介があります。この場合、取引先への個人情報の提供が発生しますが、原則として、収集目的を達するために必要な範囲内にとどめることとします。斡旋サービスごとに個別に申込書を記入していただき、取引先においての適正な管理を確認したうえで提供します。尚、この情報は、組合が保有する組合員個人情報とは切り離した形で提供します。

3.個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守

組合は、個人情報保護委員会活動を通して個人情報に関する法令・条例及びその他規範を特定し、これらを遵守する業務管理を徹底することで法令の遵守を確実に行います。

4.個人情報保護に関する管理体制の継続的改善に関すること

組合は、個人情報保護に関する取り組みを個人情報保護委員会を通じて、継続的に見直し、改善・向上に努めます。
これは進化しつづける組合の事業において、継続的に有効な個人情報保護の取り組みを続けるとともに、必要のない個人情報の利用を削減することが業務の効率化を図るために不可欠なものだと認識しております。

5.この方針を文書化し,役・職員に周知させます

組合は、個人情報の確実な管理を行うため、役・職員一人一人がその重要性について把握して業務に反映することが不可欠であると認識しております。
この個人情報保護方針は、文書化して、組合すべての役・職員はもとより関係者に周知し、役・職員が個人情報管理の目的を達成することにつとめます。また、組合に関心を持つすべての方が、私たちの考え方についてご理解頂けるよう、ウェブサイト等を通じてこの方針を公開します。

6.組合が個人情報の共同利用する範囲

  • 組合が行う事業の中には、以下に示す他団体と連携し管理を行うものがあります。
  • お預かりした個人情報は共同の利用目的の範囲に限定して使用します。
  • (1)商品の供給・サービス等の提供に関する個人情報の共同利用 パルシステム生活協同組合連合会及びパルシステムグループ会員生協並びに子会社、関連会社
  • (2)共済事業・サービスの提供に関する個人情報の共同利用
    パルシステム共済生活協同組合連合会、日本コープ共済生活協同組合連合会

7.個人情報に関するお問い合わせ先

組合は、お預りした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応します。

  • お預りした個人情報の内容の訂正等について
  • お預りした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
  • お預りした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて

これらについて、お問い合わせをいただき、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応をとりご報告します。

お問い合わせ窓口は次の通りです。

  • 組合員のお問い合わせ窓口:加入されている各センター
  • 組合の加入等に関するお問い合わせ窓口:本部事業部 
  • その他のお問合せ窓口:本部管理部

2007年4月1日制定
2010年4月28日改定
2011年7月28日改定
2011年8月25日改定
2011年12月21日改定
2015年7月30日改定
2015年9月24日改定
2016年3月24日改定
生活協同組合パルシステム群馬
理事長 反町 幸代


4‐4‐01‐個人情報保護方針